【店長のための仕事の効率アップ術】限られた時間の中で要領よく仕事をするための14のコツ

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あなたは限られた時間のなかでアレもやらなきゃ、

これもやらなきゃって日々ため息つきながら仕事をしていませんか?

 

仕事をテキパキこなしていくには、

要領や効率を常に考えながら仕事を進めていくことが必要だってことは頭の中では理解しているけど、

具体的にどうやったら効率よくやれるのかなど考えずに仕事をしていることの方が多くないですか?

 

店長が部下を使えずに自分で仕事を抱え込んでしまうと、

仕事が際限なくふくらんでいくんでドツボにハマっていきます。

 

人一倍体力がある方や若いうちは力技で乗り越えられたとしてもいずれは行き詰ってしまう・・・。

今回は仕事を効率よく進めるためのヒントをいくつか書いていこう思います。

 

記事を読むなかで参考になったり閃いたものがあれば即座に実践していってほしいと思います。

意識して実践していくことでドンピシャで当てはまるものも必ず有ると思うんで。

前フリが長くなったんで、さっそく本題に・・・

自分の休みの予定を先に立てる

当たり前の話なんで、自身の生産性を上げるには適度な休みが必要だってのは異論がないと思います。

 

だから、「自分の休みはアルバイト次第だから・・・」じゃなくって、

あなたはマネージャーとして人を雇っているわけだから、

まずあなたありきを基準にしないと。

 

いついつは休みで、どこどこへ出かけるとか、

最初に自分の予定を組みましょう。

 

そうすると現状とのギャップがいろいろ出てきます。

人がいない。

不安だ。

責任者対応できない。

発注が任せられない・・・とか。

 

だから仕方ないって思考停止して、

穴の開いたバケツの補修役になってたり、

球拾い役になるような単純発想になってちゃダメなんだよ。

 

仕方ないんじゃなくって、

マネージャーとして何をすべきか考えギリギリまでもがくことが大切なんだよ。

仕事の生産性を上げるためにはまず休むこと。

休むためには何をどうするってとこに頭を使ってみて。

シュミレーションから1日をスタートする

今朝起きてから何となく仕事を始めているようだったら、

本来やれる仕事の50%くらいをロスしていると思ったほうがいい。

 

やることを決めて過ごした1日と、

目の前の気になったことをひたすらこなしているだけの1日ではそのくらい仕事の質と量で差がでてくる。

 

今日の予定を組んでみよう。

お店ではイレギュラーも多く発生するので、

最初のうちはギチギチに予定を詰めるのは愚策かな。

欲張らない方がいい。

 

1日の始まりの段階でやるべきことを頭の中でシュミレーションしてみよう。

また、1日が終わったら振り返ってみよう。

「しっかり出来た・・・? いい1日だったね。達成感を感じるよね」

「いまひとつだった・・・何でだろう?明日はどうする?」

そうやって毎日毎日繰り返していくと、

1か月もしないうちに驚くほど自分のこなす仕事の量と質に変化が訪れるのを実感できるよ。

報告書は50点でいい

まずは報告書を抱え込んで悶々としているのは馬鹿馬鹿しいってのに同意してほしい。

提出が遅れれば遅れるほど報告書の内容を良くしなきゃって焦りも出てくるからね。

報告書なんて自分が大切だと思うもの以外はひな形真似てテキトーでいんだよ。

 

テキトーは言い過ぎかもしれんが(笑)

そのくらい肩の力を抜いて捉えてほしいんだよな。

まず上司含めて他者からの評価は気にしないほうがいい。

 

今の自分自身の実力で書けばいい。

で、それを次の機会には今回よりも、

もう少しレベルを上げた内容になるように努力していけばいい。

 

そのためには、報告書は提出して終わりじゃなくて、

それをどう店での行動につなげるか・・・アフターを大切にしていくといいよ。

公私混同する

仕事中にサボっていいよって話ではないんだけどさ(笑)

仕事は仕事って四角四面に捉えずに公私混同した方が、

いい意味で順調に仕事を進めることができると思うんだ。

 

真面目な人に多いんだけど、

肩に力が入りすぎちゃってスタッフと打ち解けた話ができないとかね。

実にもったいない。

奴隷じゃないんだから、

人間らしくいろんなことに好奇心をもって楽しんで働けばいいんだよ。

 

アレもしちゃダメ、これもしちゃダメって、ダメダメばっかりになってちゃ誰もついてこないっしょ。

スタッフ全員に必ず一声はかける

出勤してきた人には必ず一声かけておくとお店の中は円滑に回っていく。

一声って言ってもあいさつだけじゃだめだよ(笑)

あいさつの後に、二言三言は必ず話をするように習慣づけるといい。

 

機械は油を指すことによってスムーズに動くように、

言葉をコンスタントに交わすことでスタッフとの意思疎通がスムーズに行えるようになるからさ。

 

店長の時間を奪う大きな要素に、

情報を伝えたり意思疎通を図るといったコミュニケーションコストがあるんだよね。

 

この労力をどれだけ払うかは、

普段どれだけ対話してるかってことが鍵になってくる。

 

日頃のコミュニケーションを怠っといて、

スタッフがなかなか言うことを聞いてくれなくってじゃないんだよ。

集中したいときは誰にも邪魔させない

予算作成、シフト作成、重要な報告書作成など、

頭の中から大量のデータのインストールが必要なものって中断が多いとなかなか進まないんだよね。

 

そんな時は「これから〇〇を集中してやるから電話は取りつがないように、よほどの緊急時以外は話かけないでねって」スタッフに言ってしまおう。

 

脳みそが汗かく仕事はそうやって集中できる時間を確保することがポイント。

それでも完全に無視してできる訳じゃないんだけどさ。

 

ノーガードでいるよりは百倍マシに仕事を進めることができるようになるから。

集中力が要求される仕事は、

やるべきことに脳の可動域を最大限割り振るようにしないと。

 

この辺は環境を整えるってことにつながってるかな。

切りのいいとこまで仕事をしない

キッチリと仕事を切りのいいとこまで終わらせるってのは、

あるべき姿であるようであるべき姿じゃないってのが自論です。

 

仕事ってのは終わりのない連続性をもったものなんで、

連続性の中でどれだけパフォーマンスを出せたかが問われる部分だと思うんだ。

 

ちょっと分かりずらい表現になってるんだけど、

終わり方が云々よりも、

始まり方がスムーズに入れるほうがいいんだよ。

 

例えば、仕込みをパーフェクトに終わらせてから休憩に入って、

休憩終わったら「さて何やるかな」っていう感じよりも、

1つ2つ簡単なやつを残しておいて、

まず残りの仕込みをサクサク終わらせてっていう方がスタートを切りやすいんだよね。

 

仕込みの話はあんまり適切な例じゃなかったんだけど、

きっちりキリのいいとこまでやってしまうと、

仕事として連続性をもった部分がぶつ切りになることが多い。

 

切りのいいとこまで仕事をしないってのは、

スッキリしない感が残ると思うけど、

次のスタート時にスムーズに仕事に入れるようにするにはどうしたらってとこに視点を向けてみて。

すぐに出来る仕事はソッコー終わらせる

「はい、分かりました。確認して報告します」じゃなくってさ。

 

その場で電話して確認したり、

ググってその場で問題解決するクセをつけてしまおう。

あなたも、報告される側も大した内容でもないことに、

頭の一部をシェアするのは本当にもったいないから。

すぐに出来る仕事はソッコーで片づけること。

 

メールなんか最たるもんで、

メール(9割がたは)を開いた瞬間に返事を考えて即座にレスしちゃおう。

 

つまんないことで、自分のところにうじうじとボール持ってないで、

サッサと相手にボールを渡してしまおう。

 

よく考えたって大して変わらん(笑)

自分が出来るようになった仕事は誰かに振る

自分が自在にできるようになったことは誰かに教えてやってらうようにしよう。

そうすることで空いた時間を他のことで埋めることが出来るようになるからね。

 

お店を育てるのに一番大切なことは、

あなた自身が成長を止めないってことだと思うんだ。

 

同じところに立ち止まってちゃダメなんだよ。

任せられないっていうかもしれないけど、

それはまだあなた自身が意識してか無意識かは別として不安を感じてるせいだと思うんだ。

 

大丈夫、

スタッフは磨かれてないだけであなたよりも能力値は高いから。

 

仕事をゆずったところであなたがやるべき仕事は必ずあるからさ。

仕事を徹底してルーチン化する

お店はイレギュラーも多いんだけど、

定番の繰り返しになっていることの方がたくさんある。

 

定番になっていることは、やり方のルール決めたり、ルーチン化していくといいよって話。

そうすることで神経を使う範囲をコントロールしていくことが出来るようになるんだよ。

本当に大切なことに集中していけるようになる。

 

車の運転に例えると分かりやすいんだけど、

車の前方や周囲を確認するってのは意識しないとダメだよね。

 

でも、アクセルやブレーキを踏んだりするのは「脳から足に対してアクセルを5cm踏みなさい」とか考えながらやってる訳じゃないよね。

 

ほぼ、感覚でオートマチックにやってると思うんだ。

ルーチン化ってのはそのイメージで。

 

ルーチン化するからこそ、本当に重要なことに神経を集中することが出来るんだよ。

ごちゃごちゃしたら必ず紙に書きだす

あなたがどんなに優秀でも、自分の脳みそは過信しないほうがいい。

頭の中がごちゃごちゃしてると感じたら、

紙とペンを用意して(ホワイトボードでもいいけど)、その問題や行動を書き出してみるといい。

 

書き出したあとで、そいつを見ながら「さてどうするか・・・」って組みたてていく方が、

遠回りなように見えてより早くゴールへたどり着けるシナリオを描けるからさ。

 

ともかく考えがまとまらなければ何度でも書き直してみて。

やりたくない仕事はちょっとずつ進める

「だるいなー」って仕事は誰にでもある。

多分、あなたはそんな仕事は後まわし後まわしにしちゃうよね(笑)

それが普通の人だから。

 

かといって、追い詰められてからやるのが俺らしいって強がっても(言い訳だけど)いいことあんまりないよね。

だったらやろうよ。

 

やりたくない仕事をやるには、ちょっとずつ進めるのがコツかな。

 

塊として見るとシンドイなってことでも、

分解して分解していくとそんなでもないんだよね。

 

その分解した仕事の単位をキッチリやっつけていくと、

どこかからスーって進むようになるからさ。

話をするときは前フリしておく

話を聞く人によっても違うんだけど「〇〇についてどう思う」とか、

いきなり話を振ってもなかなか答えが出てこない人がいるよね。

 

これもお互い時間がもったいないんで「後で〇〇について聞くから考えといて」って前フリしとくといいよ。

 

会議とかミーティングとかでもそうなんだけど、準備してこない人もいるよね。

そんな場合は前日にでも「明日の会議だけど〇〇について話してもらうから」って伝えておけば多少はマシになるよ。

元気が今ひとつだなと感じたら早く動いてみる

人間は可笑しいから笑うだけじゃなくて、

笑うから可笑しくなるってのが実証された真実なんだ。

 

これは人間の脳みそがだまされるような仕組みになっているからなんだけどね。

 

なので、これを応用して病気じゃないんだけど元気が今ひとつだなーとか、

何かだるいなーとか感じるときは、

早く動いてみるのがおすすめ。

 

歩く速さを早くする。

話す言葉を早くする。

スケジュールをタイトにしたり、時間を区切って行動を早くする。

 

こういったことを意識して行っていくことで、

あなたの持っている本来の活発さを取り戻すようになれるよ。

まとめ

さて、どうだったでしょうか。

あなたと言う言葉を使いつつ、私自身にも言い聞かせながら記事を書いていました(笑)

 

大切なことは現状に問題があるなと感じたら、

それと正面から向き合ってみることだと思うんだよな・・・。

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