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効果はどうでしょう？
会議に参加しているだけで発言してなかったり
会議が終わってから何が決まったんだっけとか？
内容が良く理解できない、上手く発言できないんだよな～とか
会議やミーティングって聞いただけで「正直、だるいんだよね～っ」て思うあなたの意識改革としてこの記事を書きました。
あなたが主宰になって行うことも出てくるんで、ぜひ最後までお付き合いください。
↓店舗ミーティングについてはこちらの記事も参考にどうぞ↓
【店舗ミーティングのすすめ】組織としての力を最大限に引き出そう
目次
店長会議やミーティングで大切な１３のセオリー
変化はあなた自身から起こしていく！
↑いきなり図形を並べてみましたが
同じ図形でも見る視点を変えるだけで違った姿が見えてきます。
今回は、会議やミーティングを主催する側になったつもりで話を聴いてみてください。
違った意味での気づきが得られるかと思いますので。
1.会議の目的を明確にする
なんのための会議を行うのかを明確にしたうえでシナリオを描くことが大切です。
会議に限らず、お店を訪店するときでも資料を読むときでも何事もそうなのですが、なんのためにそのことをやるのかの目的をハッキリさせないと効果はあがりません。
会議の目的（ゴール）を明確にしましょう。
2.会議の参加者を絞る
会議となるとなるべく多くの参加者を集めたいところです。
しかし、参加者が増えるにしたがい、積極的に参加しようとするメンバーの割り合いより受動的なメンバーが多くなり効果が薄れます。
参加メンバーは必要最小限にするべきです。
3.会議にかかるコストを算出してみる
疑問をもちましょう。
この会議はどれくらいのコストがかかっているんだろう？
コストに見合う成果を上げるためには、内容を濃いものにしなければなりません
会議のコスト＝参加者一人あたりの時給 ＋ 参加人数 ＋ 会議の時間 ＋ 機会損失
時給計算（1,750円） ＝ 350,000円（福利厚生費込） ÷ 200時間（月間労働時間）
⇒会議のコスト:175,000円 ＝ 1,750円 × 20名 × 5時間
175,000円の利益を上げるにはいくらの売上が必要ですか？
4.事前に会議のレジメや資料を配布し内容を伝える
会議の場で資料を渡すと資料を読むことで時間がつぶれてしまい、スムーズな進行ができません。
また内容についての事前の告知が出来ていないと、参加者の発言をスムーズに引き出すことができません。
事前に会議やミーティングのテーマを決めておき、レジュメを準備しておきましょう。
5.開始時間を守る
ダメな職場にありがちですが、会議に遅刻をする人が多くいたり、会議が定刻で始まらないなどの状態は改善が必要です。
そういう会議に限って、終了時間がだらだらと伸びたりします。
遅れている人がいる？
関係ありません。
定刻になったら、さっさと初めましょう。
6. 参加メンバーからの発言を引き出す
会議に参加しているにもかかわらず発言のない人は空気と同じです。
そういった人を出さないためにも、メンバーひとり一人に発言を促してください。
7.自分が話すときは一人一人の顔を見ながら話す
最初は多数の人の前でどこを見て話しをすればいいか正直分からないかと思います。
基本は、右と左と目線を動かし交互に、一人ひとり順番に顔をみながら話をしてみてください。
発表者に動きがあることで、聞き手も集中して話を聞くことができます。
あと参考になるのがお笑い芸人や落語家の人の動きです。
話し方は一朝一夕に身に着くものではありませんが、目線の持っていき方や身振り手振りなどを観察してみてください。学ぶところが多くあると思います。
8.話すべきことのまとめ方
私の失敗談ですが、最初のうちは事前に話すことを文章（台本）で起こしていました。
いざそれを見ながらみんなの前で話すとなると、文章を見ながら話す感じになってしまってギクシャクした話し方になったり、進行がスムーズにいかず納得いかない状態が続いていました。
これはいかんと思い、あれこれ試しました。
しっくり来たのはノートにキーワードだけ並べて、それに矢印やら図をいれて言うべきポイントだけ分かるような資料を準備するようにしました。
それからは、会議でもメモをちらっと見るくらいで資料から顔を上げて話ができるようになりました。
9.聞き上手とは
話し手の立場からすると、
聞き手側が、こちらの顔をみて時としてうなずきながらメモを取ってもらえると話やすいです。
自分が聞き手にまわったときは、質問や確認すべきことをメモしながら聞くようにするといいいでしょう。
10.何らかの結論を出し、やるべきことや次のアクションを決める
結論や次にとるべき行動が明確にならない会議は、そもそも会議をする意味がありません。
11.最後に内容を振り返り、決まったことを確認する
会議の終わりで話をしたことや決まったことを、改めてまとめることで内容の理解が深まります。
その後、参加者が会議内容を持ち帰って情報を伝える時に役に立ちますし、とるべき行動そのものが明確になる利点があります。
12.記録を残す
参加者への行動を促す効果はもちろんのこと、関係部署への情報伝達のためにも会議で何の話があったのかの記録を残すことは大切です。
必ず記録を残しましょう。
13.ひとつ上の役職を意識して考え行動する
まだ店長会議などでも聞き役に徹している段階の人も多いと思いますが、それでも受け身にならず、自分が会議を主催するんだくらいの気持ちと準備で臨むようにしてみてください。
今の役職の一つ上のポジションでやるべきことを、常に意識して行動すると成長が早まります。
「いや、俺は出世なんかしたくないんだ」って言う人もいるかもしれません。
でも、成長しなければ今よりもずるずると沈むだけです・・・。
上手く会議で発言出来ない人へのアドバイス
予習する
会議で何を話せばいいか分からない人は、その会議の内容について自分としての意見をもっていない状態かと思います。
それでは、他の人の発言を聞いていても理解できなかったり、うなずくことしか出来ません。
会議で話するテーマについて自分なりに勉強したり、知っている人に聞いたりするなど予習することを心がけてください。
定例の会議で営業報告とかをする必要があるのであれば、発表のリハーサルを自撮りするのがおススメです。
緊張するのは実力以上のいいとこを見せようとするからなんで、練習と本番を繰り返すことで着実に話す力は上がっていきます。多数の前で話をするってのは経験による慣れの問題が大きいですから。
他人の意見に相乗りする
これは裏技っぽいことなんですが、
多数派の意見や偉い人の意見に相乗りして発言する手があります。
「〇〇さんがおっしゃったように・・・」の言葉から始めてみてください。
その後は、多少ずれたことを言っても大丈夫です。
どうしても自分の意見が出ないときは質問を考える
例として、
「お客様の視点からみて考えられる問題はないのでしょうか・・・」
「具体的にはどんなことを指すのでしょうか・・・」
そのほかにも、５Ｗ２Ｈの視点で見た時に抜けていることを聞くとか、
いつからですか？いつまでに？誰が担当ですか？どこでやりますか？・・・
まとめ
以上、会議やミーティングで大切なことを13のセオリーとしてまとめてみました。
以前の私のように自信がなくて、早く終わらないかなって消極的な姿勢で会議にのぞんでもいても、得るものはなく、ただただ時間を浪費するだけです。
是非、次の会議には、今回ご紹介した13のセオリーを意識してのぞんでください。
会議の3日前には事前準備は終わらせておいて下さいね。
