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この記事は、発注を作業としては理解できているけど、①スタッフに対して上手く落とし込みが出来ていない方や、②食材費がなかなか安定せずに悩んでいる人に対して、問題解決の助けとなる情報を提供できる内容となっています。
ぜひ、最後まで読んでいただけたらと思います。
前提条件：
発注を行う前提条件として、精度の高い売上予測と正確な棚卸をしていること
適正な発注とは？
適正発注として求められるもの
- 品切れがおきないこと
- 過剰在庫にならないこと
- 食材が劣化しないこと
お客さまに美味しい料理をお届けするには、食材の鮮度にこだわることが大切です。
鮮度のよい食材を提供するためには、適正な量をタイミング良く発注することが肝になります。
逆に、「だいたい」「いつもと同じくらいで」「こんなもんかな」数えない・・・などの発注を行っているようであれば、あなたのお店の商品力はライバル店と比べて、明らかに低いなという評価をお客さまから受けているかもしれません。
この場合、売上がマイナスする⇒食材の回転が悪くなる⇒お客さまの評価が下がる⇒売上が落ちるというマイナスのループにハマることになります。
お客さまはこちらの想像している以上に、鮮度の差からくる商品力の違いには気づくものです。
発注量の決め方
発注量を決めるには、リードタイムの把握と適正な在庫量の設定が必要です。
発注量の公式
発注量＝適正在庫（基準）量―在庫量
適正在庫の公式
適正在庫＝使用量＋リードタイム期間の使用量＋余裕分（安全率）
リードタイムとは発注してから納品されるまでの期間のことです。
余裕分とは、売上が変動したときにも対応できるように設定したものです。
＊売上はいつも予測通りいくというわけではありませんので、多少上下にぶれても対応できるように設定します。
発注の手順
あなたのお店の発注サイクルはどうなっていますか。
毎日発注、週3日発注、週1日・・・
曜日による発注品の制限がどうなっているのかも確認しましょう。
また、発注してから納品日はいつになるのか、何時ころ店着するのかの把握も必要です。
ついうっかり発注を忘れてしまうことがないような仕組み作りもしておきましょう。
シフトやワークスケジュール表に、発注担当者まで書いておくのがいいでしょう。
発注表
発注手順の説明に入るまえに、発注表そのものについての話をしておきます。
発注表はエクセルで作成されているケースが多いと思いますが、
品名、単位、基準数、在庫数、発注数の各項目が盛り込まれていることが必要です。
日付と担当者の名前を入れられる欄も必要です。
発注表の並びは食材の並びと揃えておくと、発注作業が正確かつ効率が良く行えます。
逆に、発注表の並びに規則性がないと非効率ですし、スタッフへの落とし込みの難易度もあがります。
発注表のメンテナンスも必要です。
特に新メニュー導入などで、食材が入れ替わる時は早めに修正しておきましょう。
発注で使用した発注表は、ミスの振り返りや、納品数量の確認につかえますのでとっておくことをおすすめします。
発注金額
発注金額がいくらなのかを確認するクセをつけてください。
発注金額がいくらなら適正か分かりますか？
例えば、食材費率の目標が30％の場合だと、
在庫金額＋発注金額＝期間売上×30% ・・・が目安です
食材費率の設定が30％ならば、在庫分と発注額を合わせた分が売上予測に対して30％となることを意識しておくことが必要です。
棚卸
発注表の準備と冷蔵庫・冷凍庫やストックスペースの整理整頓を確認したら、棚卸（カウント）を行います。
その際に、在庫の過多や過少なものがないか、食材の品質は大丈夫なのか、期限切れを起こしているものはないかなども合わせて確認してください。
棚卸のときに適正在庫量と在庫量が変わらないとか、ほぼ一緒の場合だと食材が動いてないって話なので基準量の見直しが必要です。
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棚卸とは？棚卸のやり方を理解する｜1日5分でらくらく理解 飲食店の計数管理【4】
発注時の注意点
発注時の注意点についていくつか挙げておきます。
・仕込み品を在庫として数に入れるのかどうかのルール決めが必要です。
当然ながら当日廃棄するものは数にカウントしません。
・賞味期限の短いものは、納品日までに在庫分が期限切れにならないかの注意が必要です。
・売れ筋商品や、店の看板商品は品切れになると厳しいので優先度Aランクでの管理が必要です。
・多くの商品にからんでいる食材で代替えの効かないものだと、品切れになると致命傷になりかねませんので注意が必要です。
他にも、
・金額の高い食材
・ロットが大きい、かさばる食材
・週に1回などたまにしか発注できない食材
なども注意が必要です。
金額も微々たるもので、場所もとらず、賞味期限も長いものについては、ある程度のロット数でまとめて発注したほうがいい場合もあります。
見直すべきこと
お店では、保管可能な冷蔵・冷凍スペースと、実際に必要とされる在庫量がミスマッチなケース（保管スペースが足りない）が散見されます。
そういうお店は、ストーカー内の食材がぎゅうぎゅう詰めになっているため、温度管理が適切に行えない、歩留まりが悪くなる、先入先出が出来ていない、正確な棚卸ができないなどの問題が発生しています。
現状を良しとせず、どうやれば効率が上がるかを考える視点が大切です。
冷蔵庫内の棚を増やしたり、棚の間隔を調整するだけでも食材管理がしやすくなったりすることもあります。
仕入れ時のロットが大きすぎるものは、仕入れ先に納品規格を改善できないかの提案を行ったほうがいいでしょう。
まとめて買った方が安いからなどが理由であれば、お金を眠らせておく方がもったいないと思うべきです。
まとめ
以上、発注について説明をしてきました。
食材についてはこだわってもこだわりすぎることはありません。
特に発注は、食材管理の入口部分への重要なアプローチになります。
発注がしっかりしていれば、在庫過多の問題や、食材費の問題など管理面での問題を起こりにくくすることが可能となります。
記事を読んで頭で理解して終わりではなく、覚えたことはどんどん実践していくことで初めて価値を生み出すことができます。
明日からの仕事の中で、得たものを一つでも意識して使っていってください。
