会議と聞くとどんなことをイメージしますか?会議やミーティングのあり方について考えてみました

あなたの会社やお店では会議やミーティングをどの程度実施していますか?

効果はどうでしょう?

会議に参加しているだけで発言してなかったり
会議が終わってから何が決まったんだっけとか
内容が良く理解できない、上手く発言できないんだよな~とか
会議自体、今一つなんだよなって感じていたら、是非このブログを長いですが(笑)最後まで読んでもらえたらって思います。

 

変化はあなた自身から起こしていきましょう!

まず会議やミーティングを主催する側になった時の進め方から話をします。

 

会議の目的を明確にする
なんのための会議かを明確にしたうえでシナリオを描くことが大切です。会議に限らず、お店を訪店するときでも資料を読むときでも何事もそうなのですが、なんのためにそのことをやるのかの目的をハッキリさせないと効果はあがりません。

 

会議の参加者を絞る
情報を伝える手間を省きたい思惑にかられると、なるべく多くの参加者を集めたいところです。しかし、参加者が増えるにしたがい、積極的に参加しようとするメンバーの割り合いより受動的なメンバーが多くなり効果が薄れます。参加メンバーは必要最小限にするべきです。

 

会議にかかるコストを算出する
参加者一人あたりの時給 + 参加人数 + 会議の時間 + 機会損失 = 会議のコスト
かけたコストに見合うよう内容を濃いものにしなければなりません。

例えば、参加者の一人当たり時給(1,750円) = 350,000円(福利厚生費込) ÷ 200時間(月間労働時間)
⇒会議のコスト(175,000円) = 1,750円 × 20名 × 5時間

 

事前に会議のレジメや資料を配布し内容を伝える
会議の場で資料を渡すと資料を読むことで時間がつぶれてしまい、スムーズな進行ができません。また内容についての事前の告知が出来ていないと、参加者の発言をスムーズに引き出すことができません。

 

開始時間を守る
ダメな職場にありがちですが、会議に遅刻をする人が多くいたり、会議が定刻で始まらないなどの状態は改善が必要です。そういう会議に限って、終了時間がだらだらと伸びたりします。上司が遅れている?関係ありません。定刻になったら、さっさと話のできるところから初めましょう。

 

 参加メンバーからの発言を引き出す
 会議に参加しているにもかかわらず発言のない人は空気と同じです。そういった人を出さないためにも、メンバー一人ひとりに発言を促してください。

 

自分が話すときは参加メンバー一人ひとりの顔を見ながら話す
最初は多数の人の前でどこを見て話しをすればいいか正直分かりませんよね。右と左と目線を動かし、交互に一人ひとり順番に顔をみながら話をしてみてください。聞き手も集中して話を聞くことができますよ。あと参考になるのが落語家の人の動きです。話し方は一朝一夕に身に着くものではありませんが、目線の持っていき方や身振り手振りなどを観察してみてください。学ぶところがあると思います。

 

話すべきことのまとめ方
私の場合、最初のうちは事前に話すことを文章(台本)で起こしていたのですが、いざそれを見ながらみんなの前で話すとなると、文章を見ながら話す感じになってしまってギクシャクした話し方になったり、進行がスムーズにいかず納得いかない状態が続いていました。その後は、ノートの見開きにキーワードを並べてそれをフローチャートにしたり、矢印やら図をいれて視覚的に言うべきことが分かるようにしてから会議に臨むようにしたところ、メモをちらっと見るだけで顔を上げて話ができるようになりました。

 

聞き上手とは
話し手の立場からすると、聞き手側が、こちらの顔をみて時としてうなずきながらメモを取ってもらえると話やすいです。自分が聞き手にまわったときは発言を聞いていた中で、質問や確認すべきことをメモするようにするといいいでしょう。

 

何らかの結論を出し、やるべきことや次のアクションを決める
結論や次にとるべき行動が明確にならない会議は、そもそも会議をする意味が分かりません。

 

最後に内容を振り返り、決まったことを確認する
会議の終わりで会議で話をしたことや決まったことを総括することで内容の理解が深まります。その後、参加者が会議内容を持ち帰って情報を伝える時に役に立ちますし、とるべき行動そのものが明確になる利点があります。

 

記録(議事録)を残す
参加者への行動を促す効果はもちろんのこと、関係部署への情報伝達のためにも会議で何の話があったのかの記録を残すことは大切です。

 

ひとつ上の役職を意識して考え行動する
まだ店長会議などでも聞き役に徹している段階の人も多いと思いますが、それでも受け身にならず、自分が会議を主催するんだくらいの気持ちと準備で臨むようにしてみてください。今の役職の一つ上のポジションでやるべきことを、常に意識して考え行動すると成長が早まります。

 

上手く会議で発言出来ない悩みをもっている人には・・・

予習する
会議で何を話せばいいか分からない人は、その会議の内容について自分としての意見をもっていない状態かと思います。それでは、他の人の発言を聞いていても理解できなかったり、うなずくことしか出来ません。会議で話するテーマについて自分なりに勉強したり、知っている人に聞いたりするなど予習することを心がけてください。定例の会議で営業報告とかをする必要があるのであれば、発表のリハーサルを自撮りするのがおススメです。緊張するのは実力以上のいいとこを見せようとするからなんで、自撮りで練習することで、最初はボロボロですが確実に実力が上がっていきます。やがて練習通りやればいいって開き直れるようになります。

 

他の人の意見に相乗りする
これは裏技的なことなんですが(笑)多数派の意見や偉い人の意見に賛成する発言をする手があります。「〇〇さんがおっしゃったように・・・」の言葉から始めてみてください。その後は、いくらずれたことを言っても大丈夫ですから。

 

どうしても自分の意見が出ないときは質問を考える
例としては「お客様の視点からみて考えられる問題はないのでしょうか・・・」「具体的にはどんなことを指すのでしょうか・・・」
そのほかにも、5W2Hの視点で見た時に抜けていることを聞くとか、いつからですか?いつまでに?誰が担当ですか?どこでやりますか・・・とか

 

私の主観による話が多くなりましたが、少しでもヒントになることがあれば(^◇^)

 



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