報告のための報告書作成で終わらせないために

 

今回は報告書についての話をします。

私は今まで飲食店の店長を長くやってきましたし、管理職も長く勤めてきました。

そういった中で苦労していたことの一つが、苦情やら店舗改善のための報告書を読むことです。

店長や他部署の方が、忙しい合間をみて一生懸命作成したと思えば思うほど、報告書を見る時にためらう気持ちが湧いてきます。

お店でニコニコしながら「いらっしゃいませ」「ありがとうございます」とか、
静でいるよりは、動きの中に身を置いていることのほうが性にあっているんでしょうね(笑)

私はこうしてブログに記事を載せるくらいなんで、レベルは別として自分で文章を書くことは好きで楽しいことなんですが・・・

最近になって、この報告書を読むのが今一つだった理由の謎が解けてきました。

その理由をこれから挙げていきます。

このことを知って、実践していくと、報告書の内容のレベルがワンランク上がると思います。

特に苦労されていない方は、私が教えてもらいたいくらいなのでサッと読み流してください(笑)

私が伝えたいのは、必要に迫られている方、興味のある方、不器用な方へです。

最後まで読んでいただき何かヒントになるものを掴んでいただけたらと思います。

最初にあなたは自分で作成した報告書を、報告することで終わらせず、実際の仕事の中で活かせていますか?

活かせてないとしたら、なぜ、活かせないのか考えたことはありますか?

報告のための報告書を書いても意味のないことでは・・・

最初に私が感じた疑問はそこでした。

報告書を読むことが苦手だなと思ったのも、そこに引っかかっていたことが原因だと分かりました。

簡単な例をあげながら確認していきましょう。

●ある改善報告書の例

A店の売上不振についての原因と対策について報告いたします。
一番の原因は最近になって、競合店が近くに出来て大きく売上が落ちてしまっていることです。
また主力だったベテランスタッフが数名抜けてしまい戦力が弱体化しています。
新人の教育を進めていますが、まだその穴を埋め切れていない状態です。

対策として割引券をポスティングするのと、新人の戦力化を急ぎ進めてQSCの改善に取り組んでいきます。

何をどうするのかが、ぼやっとしていませんか。

この報告書を読んで、この人が次にどんな行動を起こして、どんな成果が上がるのかが見えてきません。

ここが一つのポイントなんですが、
この報告書は、書いた(読んだ)あとに最初の一歩をどう踏み出すかが分からないってことが問題なんです。

●改善報告書の別例

A店の売上不振についての原因と対策について報告いたします。
A店は直近2ヶ月の売上高が昨年比で92%と低迷をしています。
客単価は1,300円と変わらず安定していますが、客数が12時~14時のピークを中心に以前の90%近い数字まで落ちています。

原因として
店舗と同じ通り沿いで200mほど離れた場所に、フランス亭が2月14日に新規オープンした影響があります。
フランス亭の特徴として、ランチの集客に力を入れていて、日替わりランチを破格の1コイン(500円)で毎日限定40食販売しています。
当店の主力の客層であったサラリーマン層がフランス亭に流れてしまって、ランチ帯の売上が以前より3万円ほど落ちています。

店舗内部の問題として、3月末で主力のパートだった佐藤さんと中島さんが家庭事情で抜けてしまい、ピーク時でのオペレーションが弱体化し回転率が悪くなっています。
新人を3名ほど4月に採用しましたが、ようやく一通りの作業が出来るレベルになった状態で、ピークではスムーズに動くことはできておらず、 対応の遅さからお客様に呼ばれるケースが増えています。

対策として
ランチのサラリーマン層の集客改善のために、現在10分程度かかっている料理提供時間を8分に、2分ほど短縮することを目標に取り組みます。
・出庫が好調で評判のいい日替わりランチの準備数を30個から45個に変更し13時30分までは品切れが起こらないようにします。
・1ピーク目で小鉢用の食器が無くなるケースがありオペレーションが乱れるもとになっているので、15個ほど新たに発注して、13時までは洗い場に走らなくて済むようにします。
・Aさんのデシャップ力が足りず遅れを出しているケースが目立つので、Bさんをトレーナー兼サポート役としてつけ、今週の火・水・金の3日間はデシャップ強化のトレーニングします。
・集客のためのポスティングを行います。
今週の水・金の2日間で、事業所への挨拶と、店舗の半径500m以内の地域に500枚ほど割引券のポスティングを行います。ポスティングによる回収目標は2%とします。
・日々の進捗を確認するために、ピーク時に決められたことが実施できていたかを私がチェックし、ピーク後にメンバーを集めて10分ほどのスモールミーティングを行います。そこで成果や課題の確認をしていきます。

文章が少し長くなってしまいました。

内容は別として、何が違うかは一読して明らかですよね。

ここまで報告書に盛り込んでしまえば、あとは実行するだけです。

結果が出ないときでも、実行したのか、してないのかは明確になります。

行動の積み重ねが、結果を出す人になることとつながっていきます。

もしあなたが改善報告書を作るんだけど、その後の行動に結びつかず、報告書作成がムダなことのように感じていたら、

下のポイントに書いてあることを読んでみてください。

【ポイント】

1.報告書の文章の中に数字をいれて、分析結果や実行することを明らかにする。
一つの文の中に2つ以上数字を入れるのを目標に。

2.固有名詞を使って対象者をハッキリさせる。誰がやる。誰に何をしてもらう。誰が確認するなど。

3.やることをスケジューリングして期限を設定する。


大切なのは報告書の文章を曖昧にした言葉で逃げないことです。

もう少しハードルを下げてみましょうか。

・文章の中に1つ以上数字をいれる。
・文章の中に人の名前をいれる。
・いつからやり始めて、いつまでに終わらせるかを書く。

明日から報告書作成する時に思い出して実行してみてください。

In order not to end with report preparation for reporting.

Thank you for always reading this blog.

This time I will talk about the report.

I’ve been a store manager for eating and drinking stores for a long time and I have worked as a manager for a long time.

One thing that was struggling in such a situation is to read reports for complaints and store improvement.

The more you think that the store manager and other departments prepare hard by looking at the busy time, the more hesitates to hesitate to see the report.

While smiling at a shop “Welcome”, “Thank you” or something,
Rather than being quiet, it seems that it is more sexual to put yourself in the movement (laugh)

Since I can post articles on a blog like this, I like to write sentences myself independently of level, but it is fun …

Recently, the mystery of the reason that this report was one more thing has been solved.

I will give you a reason for that.

Knowing this and practicing, I think that the level of the content of the report will rise by one rank.

Those who are not particularly struggled are about as much as I want them to tell me, so please read quickly (lol)

What I want to tell is to those who are in need, interested, and clumsy.

I hope you will grasp what will become a hint by reading until the end.

At first you can not finish by reporting your own report, can you make use of it in actual work?

If not, what have you thought about why you can not make use of it?

Writing a report for reporting is meaningless …

The first question I felt was there.

I thought that reading the report was not good was understood to be caused by what was stuck there.

Let’s check with a simple example.

Example of a certain improvement report

We will report on causes and measures concerning the sluggish sales at store A.
The most frequent cause is that recently, competitors have been able to get closer and the sales have declined significantly.
Also, several veteran staff who were the mainstay missed and the strength is weakened.
I am advancing education for newcomers, but I have not filled up the hole yet.

We will work on improving QSC by posting discount tickets as a countermeasure and hastening the fighting of newcomers.

Is not it blurred what to do?

After reading this report, we can not see what kind of action this person will take and what kind of achievement will be raised.

This is one point,
This report says that you do not know how to take the first step after writing (reading).

● Another example of improvement report

We will report on causes and measures concerning the sluggish sales at store A.
Sales in store A are sluggish as 92% compared with last year’s sales in the last two months.
Although the unit price per customer is unchanged at 1,300 yen, it is stable, but the number of customers has dropped to nearly 90%, mainly around the peak from 12 o’clock to 14 o’clock.

As a cause
It is influenced by the fact that the French restaurant opened on February 14 in a place 200 m away along the same street as the store.
As a characteristic of French Tei, we are concentrating on the attractiveness of lunch and selling 40 daily foods only for 1 daily coin (500 yen) daily lunch.
The salaried worker who was the main customer of our shop flowed to French Tei, and the sales of the lunch band has fallen by about 30,000 yen than before.

As a matter of the inside of the store, Mr. Sato and Mr. Nakajima who were the main part at the end of March dropped out due to family circumstances, the operation at peak time weakened and turnover rate worsened.
Three newcomers were adopted in April, but in the state that it finally reached the level where you can do all kinds of work, the peak can not move smoothly, the number of cases called to customers increases due to the delay in response It is.

As a countermeasure
In order to improve the attractiveness of the salarymen of the lunch, we will work on the goal of shortening the cooking time which takes about 10 minutes to 8 minutes, about 2 minutes.
· Change the number of preparations for good daily lunch with good delivery from 30 pieces to 45 pieces so that out of stock will not occur until 13:30.
· Since there is a case that dishes for small bowls disappear at the first peak, operation is disturbed, so we will order about 15 new items so that we do not have to run to the washing until 13 o’clock.

· Since Mr. A’s desship power is insufficient and the case is lagging behind, I will attach Ms. B as a trainer and supportist and I will train de-shap strengthening for this week’s fire, water and gold for 3 days.
· We will post for customers.
In this two days of water and gold, we will give greetings to our business sites and posting discount tickets for about 500 items within 500 meters of the shops. The collection target by posting is 2%.
· In order to confirm the daily progress, I check if I was able to do what was decided at the peak, collect members after the peak and do small meeting for about 10 minutes. So we will check results and issues.

The sentence has gone a little longer.

Apart from the content, it is obvious you read what is different.

If you include it in the report so far, you only need to do it.

Even when no results are obtained, it is clear whether it was executed or not.

The accumulation of actions leads to becoming a person who will give results.

If you are making an improvement report but do not lead to subsequent actions and you feel that reporting is wasteful,

Please read what is written in the point below.

【point】

1. It puts a number in the sentence of the report, and clarifies the analysis result and execution.
The goal is to put two or more numbers in one sentence.

2. Use proper nouns to make the target clear. Who will do it. Ask anyone to do anything. Who confirms.

3. Schedule things to do and set deadlines.

The important thing is not to run away with the words ambiguous in the sentences of the report.

Let’s lower the hurd a little more.

· Add one or more numbers in sentences.
· Put the name of a person in a sentence.
· When to start doing and write how long to finish.

Please remember and run it when preparing the report from tomorrow.




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