仕事の流儀 前編

 

今回は複数店舗を管理している自分が心がけている仕事の進め方についての話をします。

まず大切なのはアクションを早くすること
仕事を片付けていくには勢いってやつが大切で、それは、そのことが発生した時に手を付けてしまうのが一番効果的だと考えています。

メール

例えばメールならば、読んだらその場で返信することを心がけている。
調べないと返信できない内容ならば、確認しました。いつまでに報告しますってすぐにメールをするようにしています。
その他にも、定型文を何パターンか用意しておいて、メールを一から作るようなムダはしないようにしています。


報告書作成

メールに絡む部分もありますが、報告書のひな型をいくつも用意しています。
効率的に報告書を作成しようと思ったら、自分で作った過去のものでも、他人の作ったものでも構わないので、サンプルを確保しておいてください。
また、新しいことに取り組んだ時の報告書は、作成・提出して終わりでなく、その後、内容のレベルアップをするなどして、サンプル化できるように加工してから保存しておくようにしています。

報告書を読む

自分は手にした報告書は読みきるまで手から離しません。
メールでの報告書なら、読み切るまで目を離しません。
内容が分かりずらい場合は、発信者や分かる人に電話やメールで確認をとります。
人は分からないことに対しては行動取れませんので。
そして、読んだあとは、必ず次にとるべき具体的なアクションを決めてから他の仕事にうつるようにしています。

マニュアル

備忘録やメモ程度でも構わないので、業務に携わる様々なことのマニュアルを作成しています。
マニュアルを作っておくことで、次にそのことを行う人達への教育指導や引継ぎなどの時間が大幅に短縮されるメリットを大切にしています。

TODO

やることを見える化しておくことは仕事を効率的に進めていくうえで非常に重要と考えています。
常に更新しているTODOリストをいつも手元において確認できる状態にしておくことが肝心。
自分の場合は5×3・75mm×125mmサイズのカードをワイシャツの胸ポケットにいれておき、いつでも確認できるようにしています。

上司への報告

かつての自分がそうでしたが、仕事が遅い人の典型的なパターンとしては、報告内容にこだわりすぎてしまって、なかなか報告が出来ないってケースが多いです。
上司の意思決定のスピードに負けないように、体裁にはこだわらず、さっさと報告することを心がけています。時間をかけた報告書は賞味期限切れになってしまうケースが多いですから。
繰り返しますが、上司への報告に当たっては、完璧なものを求めるなどという愚をおかさないこと。

人を使う

まったく遠慮はいりません。大切なのは店や会社のチームとして結果を出すことです。
回りの人にアレコレ依頼して、そのうえであなたは、その人達の倍の仕事をこなせばいいだけですので。
あと、人に依頼するときはかならず期限を設定すること。それが徹底できていなかったために、管理職になった当初は苦労しました。

ミーティングメモ

スモールミーティングでも必ず議事録は残しています。
手間はかかりますが、そのひと手間をかけることで、その後の仕事の進み具合がまったく違ってきます。
誰もやらなければあなたが進んで議事録のまとめ役をやってください。仕事のスキルが劇的にあがりますので。

 

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